Algemene voorwaarden opstellen als fotograaf

Geüpdatet in 2022

Als je als fotograaf op een gegeven moment veel klussen gaat doen, zul je op een gegeven moment tegen een aantal zaken aanlopen. Zaken die onduidelijk zijn, en waar je dan op het moment zelf een beslissing over moet nemen. Dit zorgt in het ergste geval voor conflicten, en dat is natuurlijk het laatste wat je wil! Dit is eenvoudig op te lossen door algemene voorwaarden op te stellen, waar je als fotograaf en klant mee akkoord gaat bij het boeken van een fotoshoot.

Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden zijn simpelweg de voorwaarden die jij op stelt waar jij zelf, en de klant mee akkoord moet gaan voor je de fotoshoot begint. Je kunt daar in principe in zetten wat je wilt, al raad ik je aan redelijke voorwaarden op te stellen en het niet te bont te maken. Het moet natuurlijk wel een ‘standaard’ zijn dat klanten ermee akkoord gaan. Lees ook even dit artikel over auteursrecht in de fotografie om te weten waar je klant recht op heeft, en wat jij kan/mag eisen.

Wat zet je in algemene voorwaarden?

De meeste algemene voorwaarden zien er in grote lijnen hetzelfde uit. Maar er zijn een aantal zaken waar jij zelf goed over na moet denken. Om het op een rijtje te zetten:

• Wat krijgt de klant bij een fotoshoot?
• Stuur je originelen?
• Hoe zit het met nabestellingen?
• En portretrecht? Wat als een klant een foto offline wil hebben?
• Hoe ga je ermee om als de klant helemaal geen foto’s online wil hebben? Bij loveshoots vind niet iedereen dat fijn.
• Wat doe je als een van je foto’s voor commerciële doeleinden gebruikt gaat worden?
• Hoe behandel je klachten?
• Hoe ga je om met annuleringen?
• Hoe werken de betalingen?

Dit zijn een paar vragen die je in elk geval moet beantwoorden in je voorwaarden.
Heb je een KVK of BTW nummer? Vermeld deze dan ook zeker op je document!

Waar moeten algemene voorwaarden aan voldoen?

Om met algemene voorwaarden te werken moet je je wel echt aan een aantal regels houden, anders zijn je voorwaarden niet geldig.

• Ze moeten zwart op wit staan. Een video of gesproken memo sturen is dus niet toegestaan.
• Vóór je een fotoshoot of andere overeenkomst afspreekt moeten de voorwaarden gelezen kunnen zijn. De voorwaarden moeten naar de klant gestuurd worden. Of hij/zij deze dan leest, maakt niet uit. (klinkt gek, maar dat is dan weer eigen verantwoordelijkheid). Wijs er bij een loveshoot wel even op dat ook de andere partner de voorwaarden moet lezen! Meestal word er door één van de partners geboekt, en komt de andere partner er later pas mee dat hij eigenlijk niet online wil. Wees dit voor.
• De voorwaarden mogen niet ‘onredelijk bezwarend’ zijn zoals dat wordt genoemd. Je mag dus niet ineens je prijzen met bijvoorbeeld €100 verhogen en dan tegen de klant zeggen ‘Tja, dat stond in de voorwaarden’. Hou het dus redelijk voor beiden partijen.
• Er mogen geen afspraken over bedragen mogen gemaakt in de voorwaarden. Specifieke prijzen van je fotoshoot mag je er dus niet in vermelden.

Denk je nu, ‘Wat een gedoe, daar begin ik niet aan!’ is het ook prima. Je mag zelf weten of je met voorwaarden werkt.

Máár, hou er dan wel rekening mee dat je tegen moeilijkheden aan kan lopen als je meer fotoshoots gaat doen en je ineens allerlei beslissingen moet gaan nemen. Voorwaarden zijn gewoon een houvast voor jou én de klant. Je hoeft je niet meer te verantwoorden voor je keuzes, je kunt simpelweg naar je voorwaarden verwijzen, en de klant mag zelf bepalen of hij/zij dit oké vind.

Andere juridische documenten die je nodig hebt

Naast algemene voorwaarden heb je als fotograaf nog wat documenten nodig als je jezelf en je werk goed wil beschermen. Sommige documenten zijn zelfs verplicht.

Privacy verklaring (verplicht!)

Sinds de AVG is ingesteld (in 2018) is een privacy verklaring verplicht als je persoonsgegevens verwerkt. Als jij een telefoonnummer en/of e-mail adres van je klanten opslaat, dan verwerk jij dus gegevens en moet je voldoen aan de AVG.

De kans is klein dat de Autoriteit Persoonsgegevens voor jou op de stoep zullen staan, maar gebeurt dat wel, heb je zonder privacy verklaring geen poot om op te staan.

Quitclaim

Quitclaims hebben alles met portretrecht te maken. Met een quitclaim kun je ervoor zorgen dat alle mensen die op je foto staan daar toestemming voor hebben gegeven en je daar achteraf geen gezeur mee krijgt.

Zeker zijn dat jouw algemene voorwaarden juridisch juist zijn?

Om mezelf te verzekeren dat mijn algemene voorwaarden rechtsgeldig zijn en helemaal in orde zijn, heb ik ze laten opstellen door de juriste van FotograafVoorwaarden. In samenwerking met FotograafVoorwaarden bied ik in mijn shop volledige all-in-one juridische pakketten voor fotografen aan.

Hierin vind je alle documenten die je mogelijk nodig hebt:

• Algemene voorwaarden
• Cookieverklaring
• Privacyverklaring 
• Disclaimer
• Overeenkomst van opdracht (offerte)
• Quitclaim
• Sommatiebrief 
• Overdracht auteursrecht leveringsakte

En dat niet alleen, er zit ook een stappenplan bij! Daarin staat alles wat je aan je voorwaarden moet aanpassen en hoe je alles op je website plaatst.

Check dat pakket hier.

Conclusie

Algemene voorwaarden zijn meestal iets waarvan we denken ‘dat komt wel’. En meestal… Komen die dingen dus niet. Algemene voorwaarden lijken niet belangrijk, tot er iets mis gaat, en dan ben je te laat.

Neem dus vandaag even een uurtje van je dag om er eens naar te kijken. En wil je er direct vanaf zijn? Schaf dan het pakket aan. Dan ben je in één keer beschermd tegen alle soorten moeilijkheden die je als fotograaf tegen kunt komen.